Laptop Cũ Giá rẻ

Những lí do doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại ảo

Hệ thống tổng đài điện thoại ảo đã và đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công. Dịch vụ điện thoại ảo cung cấp nhiều tính năng vượt trội như định tuyến cuộc gọi, chuyển hướng cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi và có thể tích hợp đa kênh để dễ dàng quản lý khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả.


1. Hệ thống tổng đài điện thoại ảo những vấn đề cơ bản


Hệ thống tổng đài ảo được hiểu là hệ thống điện thoại ảo là một dịch vụ điện thoại doanh nghiệp dựa trên đám mây định tuyến các cuộc gọi đến các ứng dụng máy tính để bàn, softphone, thiết bị di động và thậm chí cả điện thoại cố định, cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi qua kết nối Internet.

Các công ty thường có số điện thoại miễn phí hoặc số điện thoại ảo của riêng họ và chọn các số cụ thể cho các phòng ban khác nhau. Trong hầu hết các trường hợp, có thể liên hệ với từng bộ phận hoặc từng nhân viên thông qua một mã mở rộng cụ thể. Người dùng có thể giữ bất kỳ số hiện có nào bằng cách chuyển chúng vào hệ thống điện thoại ảo của họ.


2. Các tính năng chính của dịch vụ tổng đài ảo


Các số điện thoại doanh nghiệp trên hệ thống điện thoại đám mây cho phép nhân viên nhận cuộc gọi trên thiết bị của họ từ bất kỳ đâu chỉ cần có truy cập Internet. Các tính năng tiêu chuẩn mà nhà cung cấp dịch vụ bao gồm:
 

Định tuyến cuộc gọi

Khi ai đó gọi đến số doanh nghiệp, lời chào được ghi âm sẵn sẽ cung cấp các tùy chọn menu cuộc gọi để kết nối khách hàng với bộ phận hoặc cá nhân mong muốn của họ. 

Định tuyến cuộc gọi đồng thời liên lạc với mọi nhân viên trong một bộ phận cụ thể cho đến khi cuộc gọi được trả lời hoặc được gửi đến hộp thư thoại. Các lộ trình cuộc gọi liên tục liên hệ với các đại lý theo thứ tự cụ thể để phân bổ đồng đều các cơ hội bán hàng và khối lượng công việc.
 

Chuyển hướng cuộc gọi

Chuyển tiếp cuộc gọi tuần tự trên các thiết bị ưu tiên. Khi nhân viên không thể trả lời cuộc gọi, tổng đài ảo sẽ tự động chuyển hướng đến điện thoại di động của họ, hoặc gửi đến điện thoại cố định của doanh nghiệp hoặc một đại diện khác.

Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi từ xa mang lại sự linh hoạt hơn cho nhân viên, đáp ứng nhu cầu kinh doanh và đảm bảo người gọi có thể nói chuyện với một đại lý trực tiếp.
 

Tính năng sàng lọc cuộc gọi

Vì các cuộc gọi công việc và cá nhân được gửi đến cùng một thiết bị, các tính năng sàng lọc cuộc gọi giúp người dùng biết được chính xác người gọi. Màn hình cũng hiển thị tùy chọn mà một người gọi vào doanh nghiệp đã chọn từ menu cuộc gọi, do đó, nhân viên biết chính xác những gì họ cần trợ giúp. Sau đó, nhân viên có thể chọn chấp nhận, từ chối, chuyển tiếp hoặc chuyển tiếp cuộc gọi tới thư thoại.
 

Tính năng ghi âm cuộc gọi

Tất cả các cuộc gọi được thực hiện trên tổng đài ảo đều được ghi âm tự động, giúp cải thiện chất lượng dịch vụ, giúp quản lý có thể theo dõi chất lượng chăm sóc của nhân viên. Trường hợp nếu có sự việc phát sinh giữa khách hàng và doanh nghiệp thì các cuộc gọi ghi âm sẽ được sử dụng nên doanh nghiệp có thể yên tâm lựa chọn giải pháp tổng đài ảo nhằm chăm sóc khách hàng cho tốt.
 

Nhắn tin SMS

Nhắn tin SMS cho phép các đại lý gửi tin nhắn văn bản cho đồng nghiệp hoặc khách hàng qua Internet. Điều này lý tưởng để gửi các bản cập nhật nhanh chóng và liên lạc với các nhóm từ xa ngay lập tức. Ngoài tin nhắn văn bản SMS, một số hệ thống điện thoại doanh nghiệp đi kèm với các công cụ nhắn tin trò chuyện nội bộ trực tiếp hoặc chatbot AI.
 

Tính năng quản lý khách hàng

Tích hợp sâu và đa ứng dụng CRM, tổng đài ảo cho phép hiển thị các thông tin về khách hàng như tên, lịch sử cuộc gọi, truy xuất thông tin hiển thị thông tin, các ghi chú cho từng khách hàng cụ thể để nhân viên phụ trách cuộc gọi có thể dễ dàng tương tác và chủ động hơn trong quá trình trò chuyện và tư vấn. Qua đó gia tăng hiệu suất giao tiếp với khách hàng và tăng tỷ lệ chốt sale thành công tối đa.
 

3. Có nên áp dụng tổng đài ảo vào kinh doanh

Để hoạt động kinh doanh được hoàn thiện tốt nhất, doanh nghiệp nên ứng dụng tổng đài ảo vào kinh doanh, bởi tính dễ dàng sử dụng cũng như giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều. 
 

4. Lí do doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống dịch vụ tổng đài ảo

- Để khách hàng không thấy nhàm chán khi phải chờ đợi doanh nghiệp nghe máy. Trong thời gian chờ đó, hệ thống tổng đài ảo sẽ giới thiệu về sản phẩm dịch vụ của công ty thông qua lập trình sẵn.

- Chi phí sử dụng dịch vụ không lớn. 

- Tiết kiệm chi phí cho doanh ngiệp.

- Tích hợp với phần mềm crm NextCRM.

- Có thêm nhiều tính năng hơn điện thoại doanh nghiệp truyền thống.

- Tạo điều kiện thích hợp cho nhân viên làm từ xa.
 

5. Cách đăng ký dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Hiện nay có nhiều nhà mạng lớn như VNPT, Viettel đang cung cấp dịch vụ tổng đài ảo với nhiều gói dịch vụ khác nhau cho tổ chức hoặc doanh nghiệp lựa chọn. Bạn chỉ cần đăng kí dịch vụ với nhà mạng này là có ngay gói dùng toàn diện cho doanh nghiệp.

Trên đây là bài tổng hợp về hệ thống tổng đài điện thoại ảo và những tính năng chính của dịch vụ này. Hy vọng thông tin bài viết đã giải đáp những thắc mắc cho doanh nghiệp.
 

NextCRM – A MEMBER OF NEXTVISION

Chi nhánh miền Bắc: Phòng 816, Tòa nhà CT5, Khu đô thị Mỹ Đình – Mễ Trì, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Chi nhánh miền Nam: 90/28 Trần Văn ơn, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân Phú, TP Hồ Chí Minh
Tổng đài tư vấn và hỗ trợ khách hàng: 1900 638056
Website:https://nextcrm.vn/
Hotline: 090 224 3822 (24/7)
Từ 8h00 – 22h00 các ngày từ thứ 2 đến Chủ nhật

Các tin tức khác
icon Thay bàn phím laptop Dell có đèn chính hãng
icon Cấu tạo máy in Canon 2900
icon Windows 11 sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất chơi game theo mặc định trên một số PC cài sẵn
icon 11 điều bạn có thể làm trong Windows 11 mà bạn không thể làm trước đây
icon Các bước thực hiện nâng cấp win 10/7 lên win 11
icon Ghost Windows 10 Enterprise 2016 LTSB, Version 1607, OS Build 14393.4583 64 bit
icon Lỗi máy in canon 2900 thường gặp phải
icon Cách cài đặt máy in cho macbook
icon 16 Sự cố Máy in Phổ biến nhất
icon Trò chơi Golf được yêu thích nhất cho PC
Thiết kế website bởi kenhdichvu.vn