Khi một máy in văn phòng không thực hiện một công việc của nó, bạn sẽ dễ cảm thấy thất vọng. Và nếu thiết bị bị lỗi đó là máy in đa chức năng (MFP) cũng hoạt động như máy quét và máy photocopy của bạn, bạn sẽ mất thời gian kinh doanh quý báu và năng suất sẽ bị ảnh hưởng.
Nó đủ khiến bạn muốn giơ tay đầu hàng (hoặc ném máy in vào tường). Tuy nhiên, nhiều vấn đề có thể được giải quyết với một chút bí quyết máy in DIY.
Để giúp bạn sao lưu và chạy với ít thời gian chết nhất có thể, chúng tôi đã biên soạn danh sách 10 sự cố máy in phổ biến sau đây và cách khắc phục chúng.
Máy in không phản hồi
Máy in sẽ không in
Chất lượng in kém
Không chắc chắn về bảo mật máy in
Máy in của tôi sẽ không quét
Kẹt giấy quá nhiều
In quá chậm
In quá đắt
Tôi không thể in từ thiết bị di động của mình
Quá trình in qua Wi-Fi mất quá nhiều thời gian
1. Máy in không phản hồi
Trước khi chúng tôi đi sâu vào các vấn đề và giải pháp máy in phổ biến cụ thể, trước tiên hãy xem xét các phương pháp hay nhất mà các kỹ thuật viên Managed Print của chúng tôi làm theo. Luôn đảm bảo rằng những điều cơ bản đã được kiểm tra trước khi cố gắng giải quyết các sự cố thường gặp với máy in:
Máy in đã bật chưa?
Nó có giấy không?
Tất cả các loại cáp cần thiết có được kết nối không?
Tất cả các kết nối không dây có hoạt động bình thường không?
Bạn đã kiểm tra mực máy in hoặc hộp mực chưa?
Với những câu hỏi đó đã được giải đáp, bạn có thể khám phá thêm với một số giải pháp sau đây.
2. Máy in sẽ không in
Bạn đang nhận được thông báo lỗi trên bảng điều khiển hoặc đơn giản là cảm thấy lệnh in của bạn bị mắc kẹt ở đâu đó trong không gian mạng? Mặc dù giải pháp đơn giản nhất là nhấn nút nguồn và khởi động lại máy in của bạn, nhưng điều cần thiết là phải kiểm tra kỹ xem bạn đã chọn đúng cài đặt in chưa — tốt nhất là trước khi bạn gửi hàng chục bản sao tài liệu của mình đến một thiết bị khác đặt trong phòng bên cạnh.
Nếu trình điều khiển máy in của bạn có giao tiếp hai chiều, bạn có thể được cảnh báo về sự cố ngay cả trước khi bạn đến máy in và không tìm thấy gì đang chờ bạn trên khay in. May mắn thay, những cảnh báo này thường cho bạn biết vấn đề là gì và sẽ đề xuất các chiến thuật khắc phục sự cố. Nếu vẫn không thành công, hãy tắt máy in của bạn, đợi vài phút, sau đó khởi động lại máy in và ứng dụng phần mềm của bạn.
3. Chất lượng in kém
Nó có vẻ không đáng kể, nhưng loại giấy bạn in có thể tạo ra sự khác biệt lớn về chất lượng in cuối cùng của bạn. Nói chung, giấy ảnh do nhà sản xuất máy in của bạn bán sẽ có ít vấn đề hơn so với giấy máy in thông thường. Nhưng điều gì còn quan trọng hơn? Khớp cài đặt máy in với những gì bạn đang in.
Điều này có ý nghĩa hơn cả việc đảm bảo chọn đúng loại giấy; nó cũng có nghĩa là chọn cài đặt chất lượng in thích hợp cho các trang in của bạn. Bạn muốn in ảnh để thuyết trình hay đó chỉ là bản sao của một email mà bạn sắp gửi đi? Nếu bạn đang in ảnh chất lượng cao trên giấy bóng, cài đặt chất lượng nháp và giấy thường sẽ không đủ. Hơn nữa, việc trộn các nhãn hiệu và loại giấy trong một khay máy in có thể gây ra các vấn đề khác.
4. Không chắc chắn về bảo mật máy in
Hầu hết các nhà sản xuất máy in đều cài đặt sẵn các tính năng bảo mật để bảo vệ khỏi bị truy cập trái phép. Tuy nhiên, nếu các biện pháp nhất định không được thực hiện, tin tặc có thể sử dụng máy in của bạn như một cửa sau để xâm nhập mạng của bạn. Các bước lớn nhất bạn có thể thực hiện để ngăn chặn điều này bao gồm thay đổi mật khẩu mặc định trên máy in của mình và đảm bảo các bản cập nhật bảo mật mới nhất đã được cài đặt.
Nếu bạn không chắc chắn về cách thực hiện điều đó, hãy yêu cầu người quản lý CNTT hoặc nhà cung cấp Dịch vụ in được quản lý (MPS) định cấu hình cài đặt bảo mật của bạn. Họ sẽ đảm bảo bạn có một hộp khóa kỹ thuật số và đã cập nhật cài đặt bảo mật. Họ thậm chí có thể thiết lập các chế độ in bí mật để bảo vệ khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn bên trong.
5. Máy in của tôi sẽ không quét được nữa
Khi một máy quét đa chức năng không còn quét nữa, phần mềm máy quét bị hỏng thường đóng vai trò là kẻ thủ ác. Để quét lại máy in của bạn, hãy cài đặt lại gói phần mềm in. Nếu không thành công, hãy đọc qua phần khắc phục sự cố của hướng dẫn sử dụng hoặc xem trực tuyến trên trang web của nhà sản xuất để tìm kiểu máy in cụ thể của bạn. Có thể có sự cố phần cứng cần được sửa chữa hoặc thay thế.
6. Kẹt giấy quá nhiều
Mặc dù thủ phạm gây kẹt giấy rõ ràng có thể là do các vật thể lạ bên trong máy in rơi ra, nhưng có một số thủ phạm ít được biết đến hơn, bao gồm khay giấy bị đầy hoặc giấy được lắp không đúng cách. Thử quạt cho chồng giấy để giảm tĩnh điện và bụi, đồng thời lắp lại giấy trong khi giữ cho giấy phẳng với các thanh dẫn. Khi sử dụng giấy dày hơn, tốt hơn là bạn nên nạp thủ công từng tờ vào máy in thông qua khay nạp tay.
7. In quá chậm
Mặc dù máy in phun có thể nổi tiếng chậm với thời gian khô mực, nhưng máy in laser cũng có thể gặp vấn đề. Cũng giống như việc in ở chất lượng bản nháp cho ảnh chi tiết có thể dẫn đến các vấn đề về chất lượng in, thì việc in ở chất lượng trình bày đối với các tài liệu văn bản đen trắng đơn giản cũng có thể xảy ra.
8. In quá đắt
Trước khi bạn thanh toán cho một bộ hộp mực in khác, hãy xem xét những điều sau:
Phần lớn các tài liệu của bạn có thể được in ở chất lượng nháp không?
Bạn cần từng trang của tài liệu hay có thể chỉ một vài trang?
Có phải tùy chọn in hai mặt hay in hai mặt không?
Hộp mực của bạn có thực sự được sản xuất cho thiết bị của bạn và chúng có được mua từ một nhà cung cấp có uy tín không?
Nếu bạn đang mua mực của bên thứ ba có giá thấp hơn, đầu phun bị tắc và chất lượng mực dưới mệnh giá là hai phàn nàn phổ biến và chắc chắn dẫn đến việc đặt hàng mực thường xuyên hơn. Đảm bảo tất cả nhân viên tuân thủ các tiêu chuẩn in ấn chung cũng có thể tiết kiệm tiền. Bạn cũng có thể muốn xem xét chuyển sang hệ thống quản lý nội dung điện tử không cần giấy tờ (ECM) có thể lưu trữ và định tuyến tài liệu thông qua đám mây, giúp công ty của bạn tiếp tục phát triển các sáng kiến xanh.
9. Tôi không thể in từ thiết bị di động của mình
Hầu hết mọi công ty máy in lớn đều phát hành một ứng dụng cho phép bạn kết nối thiết bị di động với máy in để in không dây. Máy in không dây của bạn thậm chí không yêu cầu kết nối Wi-Fi, nó chỉ cần một điểm truy cập không dây cho phép bạn cài đặt phần mềm cần thiết.
Nếu bạn gặp sự cố khi in từ điện thoại thông minh hoặc thiết bị di động khác, hãy kiểm tra mọi bản cập nhật phần mềm và ứng dụng cũng như đảm bảo rằng chúng tương thích với thiết bị in của bạn.
10. Quá trình in qua Wi-Fi mất quá nhiều thời gian
Nếu tốc độ máy in của bạn tốt khi được kết nối qua USB nhưng in không dây rất chậm, máy in của bạn có thể là một kẻ ngoại vi vô tội; đó là cách dữ liệu in được truyền mới là bên có tội. Thử di chuyển bộ định tuyến và máy in lại gần nhau hơn.
Nếu không thể di chuyển máy in của bạn đến gần bộ định tuyến, hãy đảm bảo bộ định tuyến của bạn được trang bị tốt để in qua Wi-Fi với hỗ trợ 802.11n, chương trình cơ sở cập nhật và nó cung cấp băng tần 5GHz và 2,4GHz. Chuyển sang kết nối có dây, sau đó quay lại không dây, đôi khi cũng có thể hoạt động.
Cuối cùng, nếu không có kỹ thuật nào trong số này hoạt động hoặc máy in của bạn đã vượt quá tuổi thọ dự kiến, hãy xem xét ký hợp đồng dịch vụ với lần thay thế tiếp theo của bạn. Biết làm thế nào để sửa chữa các sự cố máy in đôi khi bạn phải biết liên hệ với ai. Gọi cho một chuyên gia đã quen thuộc với máy của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và sự thất vọng về lâu dài. Để tìm hiểu thêm về Dịch vụ In được Quản lý và những lợi ích của nó, hãy xem đồ họa thông tin bên dưới.
Nếu bất kỳ sự cố máy in thông thường nào vẫn tiếp diễn, có thể đã đến lúc bạn nên tham khảo ý kiến của chuyên gia công nghệ kinh doanh, người có thể giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến in ấn của bạn. Liên hệ với Công ty Gordon Flesch để được đánh giá nhu cầu Dịch vụ In được Quản lý miễn phí, không bắt buộc.
Tại sao nên chọn cơ sở sửa laptop uy tín tại nhà
Khi laptop gặp sự cố, việc tìm kiếm một cơ sở sửa laptop uy tín là rất quan trọng để đảm bảo sự hoạt động liên tục và đáng tin cậy của thiết bị của bạn. Tuy nhiên, để tăng thêm sự tiện lợi cho khách hàng, nhiều cơ sở sửa laptop uy tín đã cung cấp dịch vụ sửa chữa tại nhà. Trong bài viết này, chúng